こんばは。今日も暑い日でしたね。
私は普段、事務作業をしていて日々Excelを使っています。
関数を使うこともありますし、文章を作成するのも、ほぼExcelで完結しています。なので、Excelは得意な方だし好きですが、逆にWordは苦手です(^_^;)
今エクセルで作ってみたいなと思っているのが請求書の入金管理表。
担当者が請求書を作る毎に請求先・請求日・請求金額・支払期日・担当者の項目を抜き出した表を作り、入金があったら消し込むという作業をしています。
請求書作成、入金チェックをしていて、支払期日が過ぎた案件は担当者へ連絡し相手の方へ振込状況を確認してもらっています。
期日を過ぎてしまうのが多々あるのでそれをなくす事が狙いです。
日々色々な所へ請求書を担当者も出していて逐一全部は把握できていないので私が皆の分をとりまとめてチェックしていますが、なかなか大変です。。
「本社用」「部内確認用」「私の管理用」それぞれを形式が異なるのでそれに合わせ情報を更新し状況を周知しています。
でも、月初め私が多忙な時は、部内用が更新できず担当者が把握できなかったり、本社用しか更新しなかったりと統一が取れなくなってしまうのがネックです(T_T)
これをExcelやマクロで管理する事できないかなとネットで検索してそれを試してみたりしていますが、いまいち合うのがなく今も手探りで試しています。
以前見つけたのがExcelのガンチャート作成です。
この方のエクセル動画が分かりやすくて同じように作ってみたら簡単に作成できてしまいました(^^)
メンタルエクセルさんの【Excel実践】簡単！ただまねるだけでOK！「タスク管理ツー＾る」を一緒に作りましょう♪ エクセル
前にこれを作成し共有PCに反映させて使おうかと作った事がありました。
でも、その時は別の事務所にも担当者がいて、全員が把握できないなら意味がないという結果になりやめました。
しかし、今年3月に事務所を移転し全員同じ事務所になったので今なら活用できそうかなぁと思いまた作ってみました。
「請求先」「請求日」「請求金額」「支払期日」「担当者」の項目を1件ずつ入力するのも、コピペ（コピー＆ペースト)するのも時間かかるので、これも関数をいれできるか少しずつ改良し使えるか試してみようかなと思います。
今の部内確認用は各自のPCで私が更新した情報が見れるようになってますが、慣れなのかあまり見てもらえなかったりしていたので、私が更新しやすく担当者が確認し易いのを作るのが目標です。
（部内用は1件ずつ更新していて手間がかかるのに見てもらえてないという不憫さ(T_T)）
またまだ道は険しいですがいいのができるといいなぁ。
